PRIVACYVERKLARING KANDIDATEN

Bij Small World Financial Services Group Ltd (Small World) beschermen en respecteren we uw privacy en daarom voldoen alle verwerkingen van persoonsgegevens strikt aan alle vereisten die zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aan alle andere toepasselijke lokale voorschriften voor gegevensbescherming.

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u contact heeft met Small World, ongeacht waar ter wereld u zich bevindt, en wanneer u solliciteert naar een baan bij Small World, bijvoorbeeld als:

• U solliciteert naar een vacature;
• U een potentiële kandidaat bent voor een baan; en
• U zich aanmeldt voor een wervingsprogramma zoals een stage.

In de verklaring beschrijven we hoe Small World en haar providers uw persoonsgegevens en andere informatie verzamelen, gebruiken, delen en bewaren.

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) is de entiteit verantwoordelijk voor het beheer van de gezamenlijk gebruikte persoonsgegevens en andere informatie. Small World omvat onder meer de volgende Europese rechtspersonen:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (inclusief vestigingen in Ierland, Duitsland, Nederland en Italië)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Indien u vragen heeft over de grondslag waarop we uw persoonsgegevens verzamelen en de manier waarop we ze gebruiken, kunt u contact opnemen met:

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spanje (28223)

 

3. HOE SMALL WORLD UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELT

We verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

• Direct van u: wanneer u solliciteert op een vacature bij Small World, bijvoorbeeld via LinkedIn (of ander vacatureplatform) of via onze website.
• Indirect van een derde: zoals externe wervingsbureaus, overheidsinstanties, consumenten- en kredietinformatiebureaus, antecedentenonderzoeksbureaus en van andere leveranciers van informatie, met name voor de preventie van financiële criminaliteit.

Wanneer u solliciteert via een externe wervingsdienst, inclusief websites van derden, dient u hun privacyverklaring te raadplegen om inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die zij verzamelen en hoe zij deze zullen gebruiken.

4. WELKE GEGEVENS VERWERKT SMALL WORLD EN VOOR WELK DOEL?

Om te voldoen aan de informatieplicht zoals opgenomen in de AVG, willen wij u zoveel mogelijk informatie geven over de verwerkingen van persoonsgegevens die Small World uitvoert, welke categorieën gegevens worden gebruikt en voor welk specifiek doel, en wat de grondslag is voor elk van de verwerkingen van persoonsgegevens.

De categorieën persoonsgegevens die we verzamelen kunnen zijn:

• Voornaam, tweede naam en achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mail;
• Documenten om uw identiteit en werkvergunning te bevestigen;
• CV; en
• Andere categorieën persoonsgegevens die ons in staat stellen om – in overeenstemming met ons nalevingsprogramma of indien vereist of toegestaan door de wet - elke vorm van wangedrag te voorkomen, in het bijzonder witwassen van geld, financiering van terrorisme en andere fraude of criminele activiteiten.

Wanneer u via onze website solliciteert naar een vacature kunnen we het volgende verzamelen:

• Browser- en apparaatgegevens; en
• Gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën.

Tenzij specifiek gevraagd, verzoeken we u geen andere speciale categorieën persoonsgegevens met ons te delen (bijv. ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, religie of andere overtuigingen, gezondheid, biometrische of genetische informatie of vakbondslidmaatschap).

We kunnen de gegevens die we over u verzamelen op zichzelf of in combinatie met andere gegevens gebruiken: (i) wanneer dit nodig is om een mogelijke arbeidscontractuele relatie met u aan te gaan en te onderhouden; (ii) voor onze eigen legitieme belangen om u betere diensten te verlenen (zoals het beperken van fraude); (iii) wanneer we uw toestemming hebben verkregen (zoals voor bepaalde marketingdoeleinden); of (iv) voor naleving van de toepasselijke wetgeving.

Voor de duidelijkheid, de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens, hun doel en de grondslag voor het verwerken van gegevens van kandidaten bij Small World zijn:

4.1. Om een mogelijke contractuele arbeidsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden, kunnen we met oog op onze legitieme belangen uw gegevens gebruiken om:

• U als potentiële kandidaat voor een openstaande functie bij Small World te identificeren en beoordelen, evenals voor toekomstige functies of kansen die mogelijk beschikbaar komen.
• Contact met u op te nemen om u uit te nodigen op een vacature te solliciteren.

4.2. Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en voor onze legitieme zakelijke belangen, waaronder:

• Het naleven van wettelijke vereisten, met inbegrip van maar niet beperkt tot werkvergunningscontroles en vereisten en praktijken op het gebied van diversiteit en inclusie;
• Het bijhouden van dossiers in verband met het werven en aannemen van mensen.
• Het voorafgaand aan de aanstelling - indien vereist of toegestaan door de wet - uitvoeren van antecedentenonderzoek met het oog op het bestrijden van witwaspraktijken en terrorismefinanciering, sancties, kredietcontrole en strafblad.

4.3. Om ons wervings- en indienstnemingsproces te verbeteren en ons vermogen te vergroten om met oog op onze legitieme belangen succesvolle kandidaten aan te trekken.

We hebben verschillende informatiebeveiligingsbeleidslijnen en -procedures om de veiligheid van de informatie die we bewaren en verwerken te beheren en om ervoor te zorgen dat we uw persoonsgegevens en andere informatie beschermen. Al deze beleidslijnen en procedures worden voortdurend herzien om ze aan te passen aan nieuwe technologieën en toepasselijke regelgeving.

Houd er echter rekening mee dat geen enkel datatransmissie-, verwerkings- of opslagsysteem 100% veilig kan zijn.

Indien u vermoedt dat uw interactie met ons niet meer veilig is, vragen we u direct contact met ons op te nemen via: [email protected]

 

5. HOELANG BEWAART SMALL WORLD UW GEGEVENS?

We bewaren uw persoonsgegeven en andere informatie zolang nodig is voor het doel waarvoor ze waren verzameld.

Zodra onze relatie met u is beëindigd, in het bijzonder wanneer uw sollicitatie is afgerond en niet heeft geleid tot acceptatie van een werkaanbod of wanneer na acceptatie van een werkaanbod uw dienstverband bij Small World om welke reden dan ook is beëindigd, bewaren we alleen persoonsgegevens die ons in staat stellen om:

• Zakelijke informatie bij te houden voor analyse- en/of auditdoelen;
• Onszelf te verdedigen tegen bestaande of toekomstige vorderingen of deze in te dienen;
• Te voldoen aan de wettelijke bewaarplichten, in het bijzonder zoals vereist door de wetgeving met betrekking tot het voorkomen, opsporen en onderzoeken van illegaal werk.

Zodra persoonsgegevens en/of andere informatie niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, worden deze verwijderd in overeenstemming met ons beleid en onze procedures met betrekking tot het bewaren en verwijderen van gegevens.

De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doel waarvoor ze worden bewaard, maar gegevens worden alleen bewaard voor de minimale periode die nodig is. Bewaarde persoonsgegevens en andere informatie worden ook beschermd volgens ons beleid en onze procedures voor informatiebeveiliging.

 

6. HOE SMALL WORLD UW GEGEVENS DEELT EN VERSTREKT:

We kunnen persoonsgegevens en andere informatie delen met en verstrekken aan:

• Bedrijven van Small World Group, zoals:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (inclusief vestigingen in Ierland, Duitsland, Nederland en Italië)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

 

• Onze leveranciers die ons diensten verlenen met betrekking tot informatietechnologie en gerelateerde infrastructuurvoorzieningen, zoals websitehosting, datacenters en cloudcomputing
• Onze leveranciers die ons helpen bij het uitvoeren van wervingscampagnes en die namens ons kandidaten zoeken
• Onze leveranciers die ons indien vereist of toegestaan door de wet helpen met het uitvoeren van antecedentenonderzoek, in het bijzonder de wet- en regelgeving ter bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering
• Andere derden in het geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, aanstelling, overdracht naar een andere verdeling van ons bedrijf, activa of aandelen, of in een faillissement of soortgelijke procedure; en
• Wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, veiligheidsinstanties of andere financiële entiteiten, indien vereist of toegestaan door de wet, in het bijzonder wetten ter bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering.

Wanneer u solliciteert naar een openstaande functie bij Small World, begrijpt u dat uw persoonsgegevens en andere informatie voor verwerking of opslag kunnen worden doorgeven naar een ander land dan het uwe. U begrijpt ook dat de regels voor gegevensbescherming van andere landen kunnen verschillen van die van uw land. In bepaalde omstandigheden kunnen rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties of veiligheidsinstanties in die andere landen recht hebben op toegang tot uw persoonsgegevens of andere informatie.

Om in het geval van internationale gegevensdoorgifte een toereikend niveau van gegevensbescherming te garanderen, vertrouwen we op algemeen erkende gegevensbeschermingsmechanismen, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of enige andere privacy- of gegevensbeschermingsautoriteit ter wereld.

De hierboven genoemde mechanismen zijn met name aanwezig voor gegevensoverdracht vanuit de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of vanuit een ander derde land of rechtsgebied in de wereld (zoals de VS of het VK) dat adequaatheidsbesluiten of passende waarborgen eist voor internationale gegevensdoorgifte. We kunnen met het oog op onze legitieme belangen of in het geval dat dit nodig is om het wervingsproces te vervullen, uw persoonsgegevens en andere informatie doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland, zoals naar de VS of het VK (waar onze belangrijkste operationele datacenters zich bevinden).

 

7. WAT ZIJN UW RECHTEN?

Voor zover deze rechten u door de toepasselijke wetgeving worden verstrekt kunt u uw recht op inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, en/of om een klacht in te dienen over hoe Small World uw persoonsgegevens verwerkt, uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spanje (28223)

Om uw verzoek om uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming uit te oefenen, moet Small World voor uw veiligheid en ter bescherming van uw persoonsgegevens en andere informatie mogelijk uw identiteit verifiëren. We zullen zonder onnodige vertraging en binnen de toepasselijke termijn op uw verzoek reageren.

Als u van mening bent dat wij u geen bevredigend antwoord hebben gegeven op uw verzoek om een recht uit te oefenen of klacht in te dienen, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Ter informatie: onze leidende toezichthoudende autoriteit binnen de Europese Unie (EU) is het Spaanse bureau voor gegevensbescherming (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Ga naar www.aepd.es voor meer informatie.

Voor klachten met betrekking tot uitvoering en verwerking in het VK is de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming de Information Commissioner's Office (ICO). Ga naar https://ico.org.uk/ voor meer informatie.