Omnichannel Customer Acquisition and Partnerships Manager - Global

CANDIDATE PRIVACY NOTICE

At Small World Financial Services Group Ltd (Small World) we are committed to protecting and respecting your privacy and therefore, all processing operations carried out upon personal data comply strictly with all the requirements established in the General Data Protection Regulation (GDPR) as well as any other applicable local data protection regulations.

1. SCOPE OF THIS PRIVACY NOTICE

This Privacy Notice applies when you interact with Small World anywhere in the world and when you apply for a job at a Small World, including if:

• You are job applicant;
• You are a potential candidate for employment; and
• You are applying for recruitment programs such as internships.

It describes how Small World and our providers collect, use, share, and keep your personal data and other information.

2. DATA CONTROLLER

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) is the entity responsible for the management of the jointly-used personal data and other information. Small World incorporates, among others, the following European legal entities:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (including branches incorporated in Ireland, Germany, Netherlands & Italy)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

If you have any questions about the lawful bases upon which we collect and how we use your personal data, please contact:

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spain (28223)

3. HOW SMALL WORLD COLLECTS YOUR PERSONAL INFORMATION

We collect personal information in a variety of ways, including:

• Directly from you: when you apply for a position at Small World, including through LinkedIn (or other job application platform) or through our website.
• Indirectly from other third party sources: such as third party recruitment providers, government agencies, consumer and credit reporting agencies, background checking agencies and from other suppliers of information, in particular, for the prevention of financial crime.

When you apply through a third party recruitment provider, including third party websites, you should refer to their Privacy Notice to understand the personal data they collect and how they will use it.

4. WHAT INFORMATION DOES SMALL WORLD PROCESS AND FOR WHAT PURPOSES

In order to comply with the duty of information contained in the GDPR, we want to provide you with as much information as possible regarding the personal data processing operations Small World carry out, which categories of data are used and for what specific purpose and what the legitimate purpose is for each of the personal data processing operations.

The categories of personal data we collect may include:

• First name, middle name and last name;
• Address;
• Phone number;
• Email;
• Documentation to confirm your identity and your right to employment;
• Career history; and
• Other categories of personal data that enable us to prevent any kind of misconduct, in particular, money laundering, financing terrorism and other fraud or criminal activities, according to our compliance program or when required or permitted by law.

When you submit your application for employment through our website, we may collect:

• Browser and device information; and
• Information collected through cookies and similar technologies.

Unless specifically requested, please do not share with us other special categories of personal data (e.g. racial or ethnic origin, political opinion, religion or other beliefs, health, biometrics or genetic information or trade union membership).

We may use the information we collect about you, either on its own or combined with other information: (i) where it is necessary to perform and administer a potential employment contractual relationship with you; (ii) for our own legitimate interests to provide you with better services (such as to reduce fraud); (iii) where we have obtained your consent (such as for certain marketing purposes); or (iv) for compliance with applicable laws.

For clarity, the main personal data processing operations, their purpose & the legitimate reason for processing data related to Small World candidates are:

4.1. To perform and administer a potential employment contractual relationship with you, for our legitimate interests we may use your information to:

• Identify and evaluate you as a potential candidate for an open position at Small World, as well as for future roles or opportunities that may become available.
• To contact you in order to invite you to apply for open positions.

4.2. To comply with applicable laws and regulations and for our legitimate business interests, including to:

• Ensure compliance with legal requirements, including, but not limited to right to work checks and diversity & inclusion requirements and practices;
• Maintain records in relation to recruiting and hiring.
• Conduct pre-engagement background checks for anti-money laundering and counter financing terrorism, sanctions, credit and criminal record, where required or where permissible by law.

4.3. To improve our recruiting and hiring process and augment our ability to attract successful candidates for our legitimate interests.

We have in place different information security policies and procedures to manage the security of the information we hold and process. to ensure we protect your personal data and other information. All these policies & procedures are constantly reviewed to adapt to new technologies and applicable regulations.

Please know, however, that no data transmission, processing or storage system can be guaranteed to be 100% secure.

If you have reason to believe that your interaction with us is no longer secure, please contact us immediately at: [email protected]

5. HOW LONG WILL SMALL WORLD RETAIN YOUR DATA:

We keep your personal data and other information only as long as necessary for the purpose it was collected.

Once our relationship with you has come to an end, in particular, when your application for employment has been concluded and has not resulted in an accepted offer of employment, or following an accepted offer, your employment with Small World has been terminated for whatever reason, we will only retain personal data that enable us:

• Maintain business records for analysis and/or audit purposes;
• Defend or bring any existing or potential legal claims;
• Comply with record retention requirements under the law, in particular, as required under legislation concerning the prevention, detection and investigation of illegal work.

Once personal data and/or other information is no longer needed for its initial purpose it will be deleted in accordance with our policies and procedures related to data retention and data disposal.

The personal data retention period shall vary depending on the purpose for which it is retained, however data will only be held for the minimum period needed. Retained personal data and other information are also protected according to our Information Security policies and procedures.

6. HOW SMALL WORLD SHARE AND DISCLOSE YOUR INFORMATION:

We may share and disclose personal data and other information with:

• Small World Group companies such as:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (including branches incorporated in Ireland, Germany, Netherlands & Italy)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• Our vendors that provide us with services related to information technology and related infrastructure provision, such as website hosting, data centers and cloud computing;
• Our vendors that help us conduct recruitment campaigns and whom source candidates on our behalf;
• Our vendors that help us comply with background screenings where required or permitted by law, in particular, anti-money laundering and counter financing terrorism laws and regulations;
• Other third parties in the event of a reorganisation, merger, sale, joint venture, assignment, transfer to other disposition of our business, assets or stock, or in any bankruptcy or similar proceedings; and
• Law enforcement agencies, regulatory agencies, security authorities or other financial entities, when required or permitted by law, in particular, anti-money laundering and counter financing terrorism laws.

When you apply for an open position at Small World you understand that your personal data and other information may be transferred to a country other than your own for processing or storage. You also understand that data protection rules of other countries may be different from those of your country. In certain circumstances, courts, law enforcement agencies, regulatory agencies or security authorities in those other countries may be entitled to access your personal data or other information.

To ensure an adequate level of data protection in the case of international data transfers, we rely on widely recognised data protection mechanisms, such as adequacy decisions or Standard Contractual Clauses approved by the European Commission or any other privacy or data protection authority in the world.

The mechanisms mentioned above are particularly in place for data transfers from inside the European Economic Area (EEA), Switzerland or from any other third country or jurisdiction in the world (like the US or UK) that requires the existence of adequacy decisions or appropriate safeguards for international data transfer. We may transfer your personal data and other information outside the European Economic Area and Switzerland, such as to the United States or UK (where our main operational data centres are located) for our legitimate interests or in case it is needed to fulfill the recruitment process.

7. WHAT ARE YOUR RIGHTS?

You can exercise (to the extent provided to you by applicable law) your rights to access; to rectification; to erasure; to restriction of processing; to data portability; to object and to not to be subject to automated individual decision-making; and/or to make a complaint about how Small World process your personal data, by contacting us at:

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spain (28223)

In order to process your data protection right requests, Small World may need to verify your identity for your security and protection of your personal data and other information. We will respond to your request without undue delay and within the applicable time period.

If you consider that we have not given you a satisfactory response to your request to exercise a right or complaint, you can file a complaint with the competent Data Protection Supervisory Authority.

For your information, our Lead Supervisory Authority within the European Union (EU) is the Spanish Data Protection Agency (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Please visit www.aepd.es for further details.

For complaints related to UK operations or processing, the competent data protection supervisory authority is the Information Commissioner's Office (ICO). Please visit https://ico.org.uk/ for more information.

DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD PARA CANDIDATOS

En Small World Financial Services Group Ltd (Small World) nos comprometemos a proteger y respetar su privacidad y, por tanto, todas las operaciones de tratamiento     realizadas sobre datos personales cumplen estrictamente con todos los requisitos establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), así como cualquier otra normativa local de protección de datos aplicable.

1. ÁMBITO DE LA PRESENTE DECLARACIÓN DE PRIVACIDAD

La presente declaración de privacidad es aplicable cuando se interactúa con Small World en cualquier parte del mundo y cuando se presentan candidaturas para puestos de trabajo, incluidos los siguientes casos:

• Si Vd. solicita un empleo;
• Si Vd. es un posible candidato para un puesto de trabajo; y
• Si Vd. se presenta a programas de contratación, como, por ejemplo, prácticas remuneradas.

Describe cómo Small World y nuestros proveedores recopilan, usan, comparten y mantienen tanto sus datos como otra información personal sobre Vd.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) es el      responsable de la gestión de los datos personales y demás información utilizados conjuntamente. Small World incluye, entre otras, las siguientes entidades      europeas:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS, Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (incluidas las sucursales constituidas en Irlanda, Alemania, Países Bajos e Italia)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Si tiene cualquier duda acerca de las bases jurídicas que sustentan la recogida      y el uso de sus datos personales, diríjase a:

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Delegado de Protección de Datos del Grupo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – España (28223)

3. ¿CÓMO RECOGE SMALL WORLD SU INFORMACIÓN PERSONAL?

Recopilamos información personal de diversas formas, entre las que se incluyen:

• Directamente de Vd.: cuando presenta su candidatura para un puesto de trabajo en Small World, incluidas las candidaturas presentadas a través de LinkedIn (u otras plataformas de búsqueda de empleo) o a través de nuestro sitio web.
• Indirectamente de otras fuentes de terceros: tales como terceros proveedores de servicios de contratación de personal, agencias gubernamentales, agencias de informes crediticios y de consumidores, agencias de comprobación de antecedentes y otros proveedores de información, en especial, para la prevención de delitos financieros.

Si Vd. envía una solicitud a través de tercero proveedor de servicios de contratación de personal, incluidos los sitios web de terceros, deberá consultar las correspondientes declaraciones de privacidad de dicho proveedor para entender      qué datos personales recogen y como los usarán.

4. QUÉ INFORMACIÓN PROCESA SMALL WORLD Y CON QUÉ FIN

Para cumplir con el deber de información recogido en el RGPD, queremos facilitarle la mayor cantidad de información posible sobre las operaciones de tratamiento de datos personales que realiza Small World, las categorías de datos que se usan, así como la finalidad concreta y legitimación de cada operación de tratamiento de datos personales.

Las categorías de datos personales que recogemos pueden incluir las siguientes:

• Nombre y apellidos;
• Dirección;
• Número de Teléfono;
• Correo electrónico;
• Documentación que acredite su identidad y su derecho al trabajo;
• Historial laboral; y
• Otras categorías de datos personales que nos permitan prevenir cualquier conducta ilícita, en especial, el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo u otras actividades fraudulentas o delictivas, de conformidad con nuestro programa de cumplimiento normativo o cuando estemos legalmente obligados a hacerlo o cuando la ley nos lo permita.

Cuando se presenta una solicitud de empleo a través de nuestro sitio web, podemos recoger:

• Información sobre el navegador y el dispositivo empleados; y
• Información obtenida mediante cookies y tecnologías similares.

Si no se le solicitan expresamente, le rogamos que no nos facilite otras categorías especiales de datos personales (ej.,      origen racial o étnico, opinión política, religión u otras creencias, datos de salud, biométricos o genéticos, o afiliación sindical).

Podremos usar la información que recopilamos sobre usted, ya sea en sí misma o combinada con otra información: (i) cuando sea necesario para realizar y administrar la relación contractual laboral con usted; (ii) para nuestros propios intereses legítimos para brindarle un mejor servicio (por ejemplo, para reducir fraudes); (iii) cuando hayamos obtenido su consentimiento (por ejemplo, para ciertos fines de marketing); o (iv) para cumplir con las leyes aplicables.

Para una mayor claridad, las principales operaciones de tratamiento de datos personales, su finalidad y base jurídica del tratamiento de datos de los candidatos de Small World son las siguientes:

4.1. Para ejecutar y administrar la posible relación contractual laboral con usted, sobre la base de nuestro interés legítimo     , podremos utilizar sus datos para:

• Identificarle y evaluarlo como posible candidato para un puesto vacante en Small World, así como para posibles puestos que puedan quedar vacantes, u oportunidades que puedan surgir, en el futuro.
• Para contactar con Vd. para invitarle a presentar su candidatura a puestos vacantes.

4.2. Para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y por nuestro interés legítimo      comercial, incluso para:

• Garantizar el cumplimiento de nuestras obligaciones legales incluyendo, entre otras, el derecho a realizar controles laborales, o requisitos y prácticas en materia de diversidad e inclusión;
• Conservar registros sobre procesos de selección y contratación;
• Realizar comprobaciones previas de antecedentes en materia de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, sanciones, historial de crédito y antecedentes penales cuando estemos legalmente obligados a hacerlo o cuando la ley nos lo permita.

4.3. Para mejorar nuestros procesos de selección y contratación de personal e incrementar nuestra capacidad para captar candidatos adecuados para nuestros intereses legítimos.

Contamos con distintas políticas y procedimientos en materia de seguridad de la información para gestionar la seguridad de los datos que mantenemos y tratamos, para garantizar la protección de sus datos y otra información personal. Estas políticas y procedimientos son objeto de revisión permanente para garantizar su adaptación a las nuevas tecnologías y a la normativa aplicable.

No obstante, debe Vd. saber que no puede garantizarse al 100% la seguridad de ningún sistema de transmisión, tratamiento o almacenamiento de datos.

Si Vd. tiene motivos para creer que se interacción con nosotros ha dejado de ser segura, por favor, póngase inmediatamente en contacto con nosotros en: [email protected]

5. ¿CUÁNTO TIEMPO CONSERVARÁ SMALL WORLD SUS DATOS ?

Conservaremos sus datos y otra información personal únicamente durante el plazo necesario para la finalidad para la cual fueron recogidos.

Cuando la relación con Vd. llegue a su fin, en concreto, cuando su solicitud para un puesto haya finalizado sin una oferta aceptada o, en el caso posterior a una oferta aceptada, cuando su relación laboral con Small World haya finalizado por otras causas, conservaremos únicamente aquellos datos personales sean necesarios para permitirnos:

• Llevar registros de negocio para fines de análisis y/o auditoría;
• Defender o presentar demandas legales, existentes o potenciales;
• Dar cumplimiento a las obligaciones de conservación estipuladas en la legislación, en especial, los plazos estipulados en la legislación sobre prevención, detección e investigación del trabajo ilegal.

Una vez que los datos y/u otra información personal deje de ser necesaria para su finalidad original, procederemos a eliminarla de conformidad con nuestras políticas y procedimientos sobre conservación y eliminación de datos.

Los plazos de conservación de datos personales variarán en función de la finalidad para la cual se conservan     . No obstante, conservaremos los datos solo durante el plazo mínimo necesario. Los datos y otra información personal que conservemos estarán igualmente protegidos con arreglo a nuestras políticas y procedimientos de Seguridad de la Información.

6. ¿CÓMO COMPARTE Y DIVULGA SU INFORMACIÓN SMALL WORLD?

Podemos compartir y divulgar datos y otra información personal con:

• Empresas del Grupo Small World, como, por ejemplo:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canadá) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain S.A.U. (incluidas las sucursales constituidas en Irlanda, Alemania, Países Bajos e Italia)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• Los proveedores que nos brindan servicios relacionados con la tecnología de la información y el suministro de la infraestructura relacionada, como alojamiento web, centros de datos y computación en la nube;
• Los proveedores de servicios que nos ayudan en las campañas de selección de personal y seleccionan candidatos para nosotros.
• Los proveedores de servicios que nos ayudan a cumplir con las evaluaciones de antecedentes cuando lo requiera o lo permita la ley, en particular, las leyes y regulaciones contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo;
• Otros terceros en caso de reorganización, fusión, venta, negocio conjunto, cesión, transferencia de nuestro negocio, activos o acciones a otra empresa, o en cualquier procedimiento concursal o similar; y
• Fuerzas del orden, agencias reguladoras, autoridades de seguridad u otras entidades financieras, cuando lo requiera o permita la ley, en particular, las leyes contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

Si Vd. presenta su candidatura para una vacante en Small World, Vd. acepta que sus datos y otra información personal podrán ser transferidos, para su tratamiento o conservación, a un país distinto del suyo. Igualmente, Vd. acepta que la normativa de protección de datos de otros países puede ser distinta de la de su país de residencia. En determinadas circunstancias, las autoridades judiciales, policiales, reglamentarias o de seguridad de estos países podrán tener acceso a sus datos u otra información personal.

Para garantizar un nivel adecuado de protección de los datos, para las transferencias internacionales de datos confiamos únicamente en mecanismos de protección de datos ampliamente aceptados, como las decisiones de adecuación o las Cláusulas Tipo aprobadas por la Comisión Europea o cualquier otra autoridad de protección de datos de cualquier parte del mundo.

Los mecanismos antes citados se aplican especialmente a las transferencias de datos desde el Espacio Económico Europeo (EEE), Suiza o cualquier otro tercer país o jurisdicción del mundo (como, por ejemplo, EE. UU. o Reino Unido), para las que la transferencia internacional esté supeditada a la existencia de decisiones de adecuación o de garantías adecuadas. Podemos transferir sus datos personales y demás información a países ajenos al Espacio Económico Europeo y Suiza, como Estados Unidos o el Reino Unido (donde se encuentran nuestros principales centros de datos operativos) para nuestros intereses legítimos o cuando sea necesario para completar el proceso de selección de personal.

7. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?

Puede ejercer (en la medida que le sean reconocidos por la legislación aplicable) sus derechos de acceso, rectificación, supresión          , limitación del tratamiento, portabilidad de los datos, oposición, y a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, así como a presentar una reclamación sobre el modo en que Small World trata sus datos, dirigiéndose a:

Delegado de Protección de Datos del Grupo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – España (28223)

Para poder tramitar sus solicitudes de ejercicio de derechos en materia de protección de datos, Small World puede necesitar comprobar su identidad por motivos de seguridad y protección de sus datos y demás información. Responderemos a su solicitud sin dilaciones indebidas y dentro del plazo aplicable.

Si considera que no le hemos dado una respuesta satisfactoria a su solicitud de ejercicio de un derecho o reclamación, puede presentar una reclamación ante la Autoridad Supervisora de Protección de Datos competente.

Para su información, nuestra principal autoridad de supervisión dentro de la Unión Europea (UE) es la Agencia Española de Protección de Datos (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Para obtener más información visite www.aepd.es.

Para quejas relativas a operaciones o tratamiento en el Reino Unido, la autoridad supervisora de protección de datos competente es la Information Commissioner's Office      (ICO). Visite https://ico.org.uk/ para obtener más información.

AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DU CANDIDAT

Chez Small World Financial Services Group Ltd (Small World), nous nous engageons à protéger et à respecter votre vie privée et, par conséquent, toutes les opérations de traitement des données personnelles sont strictement conformes à toutes les exigences établies dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu'à toute autre réglementation locale applicable en matière de protection des données.

1. PORTÉE DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Le présent avis de confidentialité s'applique lorsque vous interagissez avec Small World, où que ce soit dans le monde, et lorsque vous postulez à un emploi chez Small World, y compris si :

• Vous êtes un candidat à l'emploi ;
• Vous êtes un candidat potentiel à l'emploi ; et
• Vous postulez à des programmes de recrutement tels que les stages.

Elle décrit la manière dont Small World et nos prestataires collectent, utilisent, partagent et conservent vos données personnelles et autres informations.

2. CONTRÔLEUR DES DONNÉES

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) est l'entité responsable de la gestion des données personnelles et d’autres informations utilisées conjointement. Small World intègre, entre autres, les entités juridiques européennes suivantes :

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (y compris les succursales constituées en Irlande, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Italie)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Si vous avez des questions concernant les bases légales sur lesquelles reposent la collecte et l’utilisation que nous faisons de vos données à caractère personnel, veuillez contacter :

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Délégué à la Protection des Données du Groupe

[email protected]

Paseo del Club Deportivi 1, Edificio 13 Pozuelo de Alarcon, Madrid – Spain (28223)

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Espagne (28223)

3. COMMENT SMALL WORLD COLLECTE VOS INFORMATIONS PERSONNELLES

Nous recueillons des informations personnelles de diverses manières, notamment :

• Directement de votre part: lorsque vous postulez à un poste chez Small World, notamment par le biais de LinkedIn (ou d'une autre plateforme de candidature) ou de notre site web.
• Indirectement à partir d'autres sources tierces: telles que des fournisseurs de recrutement tiers, des agences gouvernementales, des agences d'évaluation du crédit et des consommateurs, des agences de vérification des antécédents et d'autres fournisseurs d'informations, en particulier pour la prévention de la criminalité financière.

Lorsque vous postulez par l'intermédiaire d'un prestataire de recrutement tiers, y compris les sites web tiers, vous devez vous référer à leur avis de confidentialité pour comprendre les données personnelles qu'ils collectent et comment ils les utilisent.

4. QUELLES SONT LES INFORMATIONS TRAITÉES PAR SMALL WORLD ET À QUELLES FINS ?

Afin de nous conformer à l'obligation d'information contenue dans le RGPD, nous souhaitons vous fournir le plus d'informations possible concernant les opérations de traitement des données personnelles effectuées par Small World, quelles catégories de données sont utilisées et dans quel but spécifique, et quel est le but légitime de chacune des opérations de traitement des données personnelles.

Les catégories de données personnelles que nous collectons peuvent inclure :

• Prénom, second prénom et nom de famille ;
• Adresse ;
• Numéro de téléphone ;
• E-mail ;
• Documents confirmant votre identité et votre droit à l'emploi ;
• Les antécédents professionnels ; et
• D'autres catégories de données à caractère personnel qui nous permettent de prévenir tout type de faute professionnelle, en particulier le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et d'autres activités frauduleuses ou criminelles, conformément à notre programme de conformité ou lorsque la loi l'exige ou le permet.

Lorsque vous soumettez votre candidature à un emploi par le biais de notre site web, nous pouvons recueillir :

• Des informations sur le navigateur et le dispositif ; et
• Des informations recueillies par le biais de cookies et de technologies similaires.

Sauf demande spécifique, nous vous prions de ne pas partager avec nous d'autres catégories spéciales de données personnelles (par exemple, l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, la religion ou autres croyances, la santé, les données biométriques ou génétiques ou l'appartenance à un syndicat).

Nous pouvons utiliser les informations que nous recueillons à votre sujet, seules ou combinées à d'autres informations : (i) lorsqu'il est nécessaire d'exécuter et de gérer une relation contractuelle d'emploi potentielle avec vous ; (ii) pour nos propres intérêts légitimes afin de vous fournir de meilleurs services (comme la lutte contre la fraude) ; (iii) lorsque nous avons obtenu votre consentement (comme à certaines fins de marketing) ; ou (iv) pour respecter les lois applicables.

Pour plus de clarté, les principales opérations de traitement des données personnelles, leur finalité et le motif légitime du traitement des données relatives aux candidats de Small World sont les suivants :

4.1. Pour exécuter et gérer une éventuelle relation contractuelle d'emploi avec vous, pour nos intérêts légitimes nous pouvons utiliser vos informations pour :

• Identifier et évaluer votre candidature potentielle pour un poste ouvert chez Small World, ainsi que pour des rôles ou des opportunités futures qui pourraient se présenter.
• Vous contacter afin de vous inviter à postuler pour des postes ouverts.

4.2. Pour se conformer aux lois et règlements applicables et pour nos intérêts commerciaux légitimes, notamment pour :

• Assurer la conformité avec les exigences légales, y compris, mais sans s'y limiter, les contrôles du droit au travail et les exigences et pratiques en matière de diversité et d'inclusion ;
• Tenir des registres sur les dossiers relatifs au recrutement et à l'embauche.
• Effectuer des vérifications d'antécédents avant engagement, pour lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme, les sanctions, le crédit et le casier judiciaire, lorsque cela est requis ou autorisé par la loi.

4.3. Améliorer notre processus de recrutement et d'embauche et accroître notre capacité à attirer des candidats performants dans le cadre de nos intérêts légitimes.

Nous avons mis en place différentes politiques et procédures de sécurité de l'information pour gérer la sécurité des informations que nous détenons et traitons, afin de garantir la protection de vos données personnelles et autres informations. Toutes ces politiques et procédures sont constamment revues pour s'adapter aux nouvelles technologies et aux réglementations applicables.

Sachez toutefois qu'aucun système de transmission, de traitement ou de stockage des données ne peut être garanti comme étant 100 % sûr.

Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n'est plus sécurisée, veuillez nous contacter immédiatement à l'adresse suivante [email protected]

5. COMBIEN DE TEMPS SMALL WORLD CONSERVE-T-IL VOS DONNÉES :

Nous conservons vos données personnelles et autres informations que pour la durée de la finalité de leur collecte.

Une fois que notre relation avec vous a pris fin, en particulier lorsque votre demande d'emploi a été conclue et n'a pas abouti à une offre d'emploi acceptée ou que, après une offre acceptée, votre emploi chez Small World a pris fin pour quelque raison que ce soit, nous ne conserverons que les données personnelles qui nous permettent de :

• Tenir des dossiers commerciaux à des fins d'analyse et/ou d'audit ;
• Défendre ou intenter toute action en justice existante ou potentielle ;
• Se conformer aux exigences de conservation des dossiers prévues par la loi, en particulier celles prévues par la législation concernant la prévention, la détection et l'investigation du travail illégal.

Une fois que les données personnelles et/ou autres informations ne sont plus nécessaires à leur finalité initiale, elles seront supprimées conformément à nos politiques et procédures relatives à la conservation et à l'élimination des données.

La durée de conservation des données personnelles varie en fonction de la finalité pour laquelle elles sont conservées, mais les données ne seront conservées que pendant la période minimale nécessaire. Les données personnelles et autres informations conservées sont également protégées conformément à nos politiques et procédures de sécurité de l'information.

6. COMMENT SMALL WORLD PARTAGE ET DIVULGUE VOS INFORMATIONS :

Nous pouvons partager et divulguer des données personnelles et d'autres informations avec :

• Les entreprises du groupe Small World telles que :
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (y compris les succursales constituées en Irlande, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Italie)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• Nos fournisseurs qui nous offrent des services liés aux technologies de l'information et à la fourniture d'infrastructures connexes, comme l'hébergement de sites Web, les centres de données et l'informatique en nuage ;
• Nos fournisseurs qui nous aident à mener des campagnes de recrutement et qui recherchent des candidats en notre nom ;
• Nos fournisseurs qui nous aident à nous conformer aux vérifications des antécédents lorsque la loi l'exige ou l'autorise, en particulier les lois et règlements relatifs à la lutte contre le blanchiment d'argent et le terrorisme ;
• D'autres tiers dans le cas d'une réorganisation, d'une fusion, d'une vente, d'une coentreprise, d'une cession, d'un transfert ou d'une autre disposition de nos activités, de nos actifs ou de nos actions, ou dans le cadre d'une procédure de faillite ou d'une procédure similaire ; et
• Les organismes chargés de l'application de la loi, les organismes de réglementation, les autorités chargées de la sécurité ou d'autres entités financières, lorsque la loi l'exige ou le permet, en particulier les lois sur la lutte contre le blanchiment d'argent et le terrorisme.

Lorsque vous postulez à un poste ouvert chez Small World, vous comprenez que vos données personnelles et autres informations peuvent être transférées dans un pays autre que le vôtre pour y être traitées ou stockées. Vous comprenez également que les règles de protection des données d'autres pays peuvent être différentes de celles de votre pays. Dans certaines circonstances, les tribunaux, les organismes d'application de la loi, les organismes de réglementation ou les autorités chargées de la sécurité dans ces autres pays peuvent être autorisés à accéder à vos données personnelles ou à d'autres informations.

Pour garantir un niveau adéquat de protection des données dans le cas de transferts internationaux de données, nous nous appuyons sur des mécanismes de protection des données largement reconnus, tels que les décisions d'adéquation ou les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou toute autre autorité de protection de la vie privée ou des données dans le monde.

Les mécanismes mentionnés ci-dessus sont particulièrement en place pour les transferts de données depuis l'Espace économique européen (EEE), la Suisse ou tout autre pays tiers ou juridiction dans le monde (comme les États-Unis ou le Royaume-Uni) qui exige l'existence de décisions d'adéquation ou de garanties appropriées pour le transfert international de données. Nous pouvons transférer vos données à caractère personnel et d'autres informations en dehors de l'Espace Économique Européen et de la Suisse, par exemple aux États-Unis ou au Royaume-Uni (où se trouvent nos principaux centres de données opérationnels) pour nos intérêts légitimes ou si cela est nécessaire pour mener à bien le processus de recrutement.

7. QUELS SONT VOS DROITS ?

Vous pouvez exercer (dans la mesure où la loi applicable vous le permet) vos droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données, d'opposition et de non-prise de décision individuelle automatisée et/ou de réclamation sur la manière dont Small World traite vos données personnelles, en nous contactant à l'adresse suivante :

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Espagne (28223)

Afin de traiter vos demandes de droit à la protection des données, Small World peut avoir besoin de vérifier votre identité pour assurer la sécurité et la protection de vos données personnelles et autres informations. Nous répondrons à votre demande sans retard excessif et dans le délai applicable.

Si vous estimez que nous n'avons pas donné de réponse satisfaisante à votre demande d'exercice d'un droit ou à votre plainte, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de la protection des données compétente.

Pour votre information, notre autorité de contrôle principale au sein de l'Union européenne (UE) est l'Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Veuillez consulter www.aepd.es pour plus de détails.

Pour les plaintes liées aux opérations ou au traitement au Royaume-Uni, l'autorité de contrôle compétente en matière de protection des données est l'Information Commissioner's Office (ICO). Veuillez consulter https://ico.org.uk/ pour plus d'informations.

INFORMATIVA SULLA PRIVACY DEL CANDIDATO

In Small World Financial Services Group Ltd (Small World) ci impegniamo a proteggere e a rispettare la sua privacy pertanto, tutte le procedure di trattamento dei dati personali sono conformi a tutti i requisiti stabiliti dal Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), nonché a qualsiasi altra normativa locale applicabile sulla protezione dei dati.

1. AMBITO DI APPLICAZIONE DELL’INFORMATIVA SULLA PRIVACY

La presente Informativa sulla privacy è valida dal momento in cui si interagisce con Small World in qualsiasi parte del mondo e quando ci si candida per una posizione di lavoro presso una sede di Small World, quando:

• Lei è un candidato per un lavoro;
• Lei è un potenziale candidato per un impiego;
• Sta facendo richiesta per programmi di recruiting come, per esempio, stage / tirocinio.

Descrive come Small World e i nostri fornitori raccolgono, utilizzano, condividono e conservano i suoi dati personali e altre informazioni.

2. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) è l'entità responsabile della gestione dei dati personali condivisi e di altre informazioni. Small World comprende, tra gli altri, i seguenti soggetti giuridici europei:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A (comprese le filiali con sede legale in Irlanda, Germania, Paesi Bassi e Italia)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Per le richieste in relazione alla normativa applicabile alla raccolta, utilizzo, dei dati personali dell’utente, è possibile contattare

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Responsabile della protezione dei dati del Gruppo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spagna (28223)

3. IN CHE MODO SMALL WORLD RACCOGLIE I SUOI DATI PERSONALI

Raccogliamo i dati personali in vari modi, tra cui:

• Direttamente da lei: quando si candida per una posizione in Small World, anche attraverso LinkedIn (o altra piattaforma di candidatura) o attraverso il nostro sito web.
• Indirettamente da altre fonti terze: come agenzie di collocamento, agenzie governative, agenzie di consumatori e agenzie di analisi del credito, agenzie di controllo dei precedenti e altri fornitori di informazioni, in particolare, per la prevenzione del crimine finanziario.

Quando si candida attraverso una società di reclutamento di terze parti, inclusi i siti web di terze parti, deve fare riferimento alla loro Informativa sulla privacy per sapere quali sono i dati personali che raccoglieranno e come li utilizzeranno.

4. QUALI INFORMAZIONI ELABORA SMALL WORLD E PER QUALI SCOPI

Al fine di rispettare l'obbligo di informazione contenuto nel GDPR, vogliamo fornire quante più informazioni possibili in merito alle operazioni di trattamento dei dati personali che Small World effettua, quali categorie di dati vengono utilizzate e per quale scopo specifico e qual è lo scopo legittimo per ciascuna delle operazioni di trattamento dei dati personali.

Le categorie di dati personali che raccogliamo possono includere:

• Nome, secondo nome e cognome;
• Indirizzo;
• Numero di telefono;
• E-mail;
• Documentazione a conferma della sua identità e del suo diritto al lavoro;
• Storia professionale; e
• Altre categorie di dati personali che ci permettono di prevenire qualsiasi tipo di condotta scorretta, in particolare il riciclaggio di denaro, il finanziamento del terrorismo e altre frodi o attività criminali, ai sensi del nostro programma di conformità o secondo quanto previsto o consentito dalla legge.

Quando lei presenta la sua candidatura per un impiego attraverso il nostro sito web, possiamo raccogliere:

• Informazioni sul browser e sul dispositivo; e
• Informazioni raccolte attraverso i cookie e tecnologie simili.

A meno che non sia specificamente richiesto, la invitiamo a non condividere con noi altre categorie speciali di dati personali (ad esempio, origine razziale o etnica, opinione politica, religione o altre convinzioni, salute, dati biometrici o genetici o appartenenza a un sindacato).

Possiamo utilizzare le informazioni che raccogliamo su di lei, da sole o combinate con altre informazioni: (i) laddove è necessario per adempiere e gestire un potenziale rapporto contrattuale di lavoro con lei; (ii) per i nostri legittimi interessi per fornirle servizi migliori (ad esempio per ridurre le frodi); (iii) dove abbiamo ottenuto il suo consenso (ad esempio per alcuni scopi di marketing); o (iv) per il rispetto delle leggi applicabili.

Per chiarezza, le principali operazioni di trattamento dei dati personali, il loro scopo e la ragione legittima per il trattamento dei dati relativi ai candidati di Small World sono:

4.1. Per adempiere e gestire un potenziale rapporto contrattuale di lavoro con lei, per i nostri legittimi interessi possiamo usare le sue informazioni per:

• Identificare e valutare lei come un potenziale candidato per una posizione aperta in Small World, così come per futuri ruoli o opportunità che potrebbero rendersi disponibili.
• Per contattarla al fine di invitarla a candidarsi per le posizioni aperte.

4.2. Per rispettare le leggi e i regolamenti applicabili e per i nostri legittimi interessi commerciali, tra cui:

• Garantire la conformità ai requisiti di legge, compresi i controlli sul diritto al lavoro, i requisiti e le pratiche di inclusione e diversità;
• Conservazione dei dati relativi al reclutamento e all’assunzione.
• Condurre controlli preliminari all’assunzione per l'antiriciclaggio e il finanziamento del terrorismo, le sanzioni, il credito e i precedenti penali, se richiesto o se consentito dalla legge.

4.3. Per migliorare il nostro processo di reclutamento e di assunzione e aumentare la nostra capacità di attrarre candidati di successo per i nostri legittimi interessi.

Abbiamo in atto diverse politiche e procedure per la sicurezza delle informazioni per gestire la sicurezza delle informazioni che possediamo ed elaboriamo e per assicurarci di proteggere i suoi dati personali e altre informazioni. Tutte queste politiche e procedure sono costantemente riviste per adattarsi alle nuove tecnologie e ai regolamenti applicabili.

Tenga presente, tuttavia, che nessun sistema di trasmissione, elaborazione o archiviazione dei dati può essere garantito come sicuro al 100%.

Se ha motivo di credere che la sua interazione con noi non sia più sicura, ci contatti immediatamente al seguente indirizzo: [email protected]

5. PER QUANTO TEMPO SMALL WORLD CONSERVERÀ I SUOI DATI:

Conserviamo i suoi dati personali e altre informazioni solo per il tempo necessario allo scopo per cui sono stati raccolti.

Una volta che il nostro rapporto con lei si è concluso, quando la candidatura per l'impiego si è conclusa e non ha dato luogo ad un'offerta di impiego accettata o, a seguito di un'offerta accettata, il rapporto di lavoro con Small World è stato risolto per qualsiasi motivo, conserveremo i dati personali che ci permettono di:

• Conservare i documenti aziendali a fini di analisi e/o audit;
• Difendere o presentare qualsiasi azione legale esistente o potenziale;
• Rispettare i requisiti di legge in materia di conservazione dei dati, in particolare, come previsto dalla legislazione sulla prevenzione, sull'individuazione e sull'investigazione del lavoro illegale;

Una volta che i dati personali e/o altre informazioni non sono più necessari per il loro scopo iniziale, saranno cancellati in conformità con le nostre politiche e procedure relative alla conservazione e allo smaltimento dei dati.

Il periodo di conservazione dei dati personali varia a seconda dello scopo per cui sono conservati, tuttavia i dati saranno conservati solo per il periodo minimo necessario. I dati personali conservati e le altre informazioni sono anche protetti in conformità alle nostre politiche e procedure di sicurezza delle informazioni.

6. IN CHE MODO SMALL WORLD CONDIVIDE E DIVULGA LE SUE INFORMAZIONI:

Possiamo condividere e divulgare i dati personali e altre informazioni con:

• Le aziende del gruppo Small World quali:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (comprese le filiali con sede legale in Irlanda, Germania, Paesi Bassi e Italia)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• I nostri fornitori che ci forniscono servizi relativi alla tecnologia informatica e la fornitura di infrastrutture correlate, come l'hosting di siti web, i data center e il cloud computing;
• I nostri fornitori che ci aiutano a condurre campagne di reclutamento e che cercano candidati per nostro conto;
• I nostri fornitori che ci aiutano a rispettare i controlli sul passato dove richiesto o permesso dalla legge, in particolare, le leggi e i regolamenti contro il riciclaggio di denaro e il terrorismo;
• Altre terze parti in caso di riorganizzazione, fusione, vendita, joint venture, cessione, trasferimento o altra disposizione della nostra attività, beni o azioni, o in qualsiasi procedura fallimentare o simile; e
• Forze dell'ordine, agenzie di regolamentazione, autorità preposte alla sicurezza o altre entità finanziarie, quando richiesto o permesso dalla legge, in particolare dalle leggi contro il riciclaggio di denaro e contro il finanziamento del terrorismo.

Quando lei si candida per una posizione aperta presso Small World è consapevole che i suoi dati personali e altre informazioni possono essere trasferiti in un paese diverso dal suo per l'elaborazione o l'archiviazione. Lei è anche consapevole che le regole di protezione dei dati di altri paesi possono essere diverse da quelle del suo paese. In determinate circostanze, i tribunali, le forze dell'ordine, le agenzie di regolamentazione o le autorità preposte alla sicurezza in questi altri paesi possono avere il diritto di accedere ai dati personali o ad altre informazioni dell’utente.

Per garantire un livello adeguato di protezione dei dati nel caso di trasferimenti internazionali di dati, ci affidiamo a meccanismi di protezione dei dati ampiamente riconosciuti, come le decisioni di adeguatezza o le Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o da qualsiasi altra autorità mondiale in materia di privacy o protezione dei dati.

I meccanismi di cui sopra sono soprattutto in vigore per i trasferimenti di dati dall'interno dello Spazio economico europeo (SEE), dalla Svizzera o da qualsiasi altro paese terzo o giurisdizione nel mondo (come gli Stati Uniti o il Regno Unito) che richiede l'esistenza di decisioni di adeguatezza o garanzie appropriate per il trasferimento internazionale di dati. Possiamo trasferire i suoi dati personali e altre informazioni al di fuori dello Spazio Economico Europeo e della Svizzera, come negli Stati Uniti o nel Regno Unito (dove si trovano i nostri principali data center operativi) per i nostri legittimi interessi o nel caso sia necessario per adempiere al processo di reclutamento.

7. QUALI SONO I SUOI DIRITTI?

Lei può esercitare (nella misura prevista dalla legge vigente) i suoi diritti di accesso, di rettifica, di cancellazione, di restrizione del trattamento, di portabilità dei dati, di opposizione e di non essere soggetto al processo decisionale individuale automatizzato, e/o di presentare un reclamo su come Small World elabora i suoi dati personali, contattandoci a:

Responsabile della protezione dei dati del Gruppo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spagna (28223)

Al fine di elaborare le sue richieste relative al diritto alla protezione dei dati, Small World potrebbe aver bisogno di verificare la sua identità per la sicurezza e la protezione dei suoi dati personali e di altre informazioni. Risponderemo alla sua richiesta senza indebito ritardo ed entro il periodo di tempo applicabile.

Se ritiene che non abbiamo dato una risposta soddisfacente alla sua richiesta di esercitare un diritto o un reclamo, può presentare un reclamo all’Autorità di controllo della protezione dei dati competente.

Per sua informazione, la nostra autorità di controllo principale all'interno dell'Unione Europea (UE) è l'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Visiti il sito www.aepd.es per ulteriori informazioni.

Per i reclami relativi alle operazioni o al trattamento nel Regno Unito, l'autorità di controllo competente per la protezione dei dati è l'Information Commissioner's Office (ICO). Visiti il sito https://ico.org.uk/ per ulteriori informazioni.

PRIVACYVERKLARING KANDIDATEN

Bij Small World Financial Services Group Ltd (Small World) beschermen en respecteren we uw privacy en daarom voldoen alle verwerkingen van persoonsgegevens strikt aan alle vereisten die zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en aan alle andere toepasselijke lokale voorschriften voor gegevensbescherming.

1. TOEPASSINGSGEBIED VAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u contact heeft met Small World, ongeacht waar ter wereld u zich bevindt, en wanneer u solliciteert naar een baan bij Small World, bijvoorbeeld als:

• U solliciteert naar een vacature;
• U een potentiële kandidaat bent voor een baan; en
• U zich aanmeldt voor een wervingsprogramma zoals een stage.

In de verklaring beschrijven we hoe Small World en haar providers uw persoonsgegevens en andere informatie verzamelen, gebruiken, delen en bewaren.

2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Small World Financial Services Group Ltd (Small World) is de entiteit verantwoordelijk voor het beheer van de gezamenlijk gebruikte persoonsgegevens en andere informatie. Small World omvat onder meer de volgende Europese rechtspersonen:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (inclusief vestigingen in Ierland, Duitsland, Nederland en Italië)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Indien u vragen heeft over de grondslag waarop we uw persoonsgegevens verzamelen en de manier waarop we ze gebruiken, kunt u contact opnemen met:

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spanje (28223)

3. HOE SMALL WORLD UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELT

We verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

• Direct van u: wanneer u solliciteert op een vacature bij Small World, bijvoorbeeld via LinkedIn (of ander vacatureplatform) of via onze website.
• Indirect van een derde: zoals externe wervingsbureaus, overheidsinstanties, consumenten- en kredietinformatiebureaus, antecedentenonderzoeksbureaus en van andere leveranciers van informatie, met name voor de preventie van financiële criminaliteit.

Wanneer u solliciteert via een externe wervingsdienst, inclusief websites van derden, dient u hun privacyverklaring te raadplegen om inzicht te krijgen in de persoonsgegevens die zij verzamelen en hoe zij deze zullen gebruiken.

4. WELKE GEGEVENS VERWERKT SMALL WORLD EN VOOR WELK DOEL?

Om te voldoen aan de informatieplicht zoals opgenomen in de AVG, willen wij u zoveel mogelijk informatie geven over de verwerkingen van persoonsgegevens die Small World uitvoert, welke categorieën gegevens worden gebruikt en voor welk specifiek doel, en wat de grondslag is voor elk van de verwerkingen van persoonsgegevens.

De categorieën persoonsgegevens die we verzamelen kunnen zijn:

• Voornaam, tweede naam en achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mail;
• Documenten om uw identiteit en werkvergunning te bevestigen;
• CV; en
• Andere categorieën persoonsgegevens die ons in staat stellen om – in overeenstemming met ons nalevingsprogramma of indien vereist of toegestaan door de wet - elke vorm van wangedrag te voorkomen, in het bijzonder witwassen van geld, financiering van terrorisme en andere fraude of criminele activiteiten.

Wanneer u via onze website solliciteert naar een vacature kunnen we het volgende verzamelen:

• Browser- en apparaatgegevens; en
• Gegevens verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën.

Tenzij specifiek gevraagd, verzoeken we u geen andere speciale categorieën persoonsgegevens met ons te delen (bijv. ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, religie of andere overtuigingen, gezondheid, biometrische of genetische informatie of vakbondslidmaatschap).

We kunnen de gegevens die we over u verzamelen op zichzelf of in combinatie met andere gegevens gebruiken: (i) wanneer dit nodig is om een mogelijke arbeidscontractuele relatie met u aan te gaan en te onderhouden; (ii) voor onze eigen legitieme belangen om u betere diensten te verlenen (zoals het beperken van fraude); (iii) wanneer we uw toestemming hebben verkregen (zoals voor bepaalde marketingdoeleinden); of (iv) voor naleving van de toepasselijke wetgeving.

Voor de duidelijkheid, de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens, hun doel en de grondslag voor het verwerken van gegevens van kandidaten bij Small World zijn:

4.1. Om een mogelijke contractuele arbeidsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden, kunnen we met oog op onze legitieme belangen uw gegevens gebruiken om:

• U als potentiële kandidaat voor een openstaande functie bij Small World te identificeren en beoordelen, evenals voor toekomstige functies of kansen die mogelijk beschikbaar komen.
• Contact met u op te nemen om u uit te nodigen op een vacature te solliciteren.

4.2. Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving en voor onze legitieme zakelijke belangen, waaronder:

• Het naleven van wettelijke vereisten, met inbegrip van maar niet beperkt tot werkvergunningscontroles en vereisten en praktijken op het gebied van diversiteit en inclusie;
• Het bijhouden van dossiers in verband met het werven en aannemen van mensen.
• Het voorafgaand aan de aanstelling - indien vereist of toegestaan door de wet - uitvoeren van antecedentenonderzoek met het oog op het bestrijden van witwaspraktijken en terrorismefinanciering, sancties, kredietcontrole en strafblad.

4.3. Om ons wervings- en indienstnemingsproces te verbeteren en ons vermogen te vergroten om met oog op onze legitieme belangen succesvolle kandidaten aan te trekken.

We hebben verschillende informatiebeveiligingsbeleidslijnen en -procedures om de veiligheid van de informatie die we bewaren en verwerken te beheren en om ervoor te zorgen dat we uw persoonsgegevens en andere informatie beschermen. Al deze beleidslijnen en procedures worden voortdurend herzien om ze aan te passen aan nieuwe technologieën en toepasselijke regelgeving.

Houd er echter rekening mee dat geen enkel datatransmissie-, verwerkings- of opslagsysteem 100% veilig kan zijn.

Indien u vermoedt dat uw interactie met ons niet meer veilig is, vragen we u direct contact met ons op te nemen via: [email protected]

5. HOELANG BEWAART SMALL WORLD UW GEGEVENS?

We bewaren uw persoonsgegeven en andere informatie zolang nodig is voor het doel waarvoor ze waren verzameld.

Zodra onze relatie met u is beëindigd, in het bijzonder wanneer uw sollicitatie is afgerond en niet heeft geleid tot acceptatie van een werkaanbod of wanneer na acceptatie van een werkaanbod uw dienstverband bij Small World om welke reden dan ook is beëindigd, bewaren we alleen persoonsgegevens die ons in staat stellen om:

• Zakelijke informatie bij te houden voor analyse- en/of auditdoelen;
• Onszelf te verdedigen tegen bestaande of toekomstige vorderingen of deze in te dienen;
• Te voldoen aan de wettelijke bewaarplichten, in het bijzonder zoals vereist door de wetgeving met betrekking tot het voorkomen, opsporen en onderzoeken van illegaal werk.

Zodra persoonsgegevens en/of andere informatie niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, worden deze verwijderd in overeenstemming met ons beleid en onze procedures met betrekking tot het bewaren en verwijderen van gegevens.

De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doel waarvoor ze worden bewaard, maar gegevens worden alleen bewaard voor de minimale periode die nodig is. Bewaarde persoonsgegevens en andere informatie worden ook beschermd volgens ons beleid en onze procedures voor informatiebeveiliging.

6. HOE SMALL WORLD UW GEGEVENS DEELT EN VERSTREKT:

We kunnen persoonsgegevens en andere informatie delen met en verstrekken aan:

• Bedrijven van Small World Group, zoals:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer Inc
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (inclusief vestigingen in Ierland, Duitsland, Nederland en Italië)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans-Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• Onze leveranciers die ons diensten verlenen met betrekking tot informatietechnologie en gerelateerde infrastructuurvoorzieningen, zoals websitehosting, datacenters en cloudcomputing
• Onze leveranciers die ons helpen bij het uitvoeren van wervingscampagnes en die namens ons kandidaten zoeken
• Onze leveranciers die ons indien vereist of toegestaan door de wet helpen met het uitvoeren van antecedentenonderzoek, in het bijzonder de wet- en regelgeving ter bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering
• Andere derden in het geval van een reorganisatie, fusie, verkoop, joint venture, aanstelling, overdracht naar een andere verdeling van ons bedrijf, activa of aandelen, of in een faillissement of soortgelijke procedure; en
• Wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties, veiligheidsinstanties of andere financiële entiteiten, indien vereist of toegestaan door de wet, in het bijzonder wetten ter bestrijding van het witwassen van geld en terrorismefinanciering.

Wanneer u solliciteert naar een openstaande functie bij Small World, begrijpt u dat uw persoonsgegevens en andere informatie voor verwerking of opslag kunnen worden doorgeven naar een ander land dan het uwe. U begrijpt ook dat de regels voor gegevensbescherming van andere landen kunnen verschillen van die van uw land. In bepaalde omstandigheden kunnen rechtbanken, wetshandhavingsinstanties, regelgevende instanties of veiligheidsinstanties in die andere landen recht hebben op toegang tot uw persoonsgegevens of andere informatie.

Om in het geval van internationale gegevensdoorgifte een toereikend niveau van gegevensbescherming te garanderen, vertrouwen we op algemeen erkende gegevensbeschermingsmechanismen, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of enige andere privacy- of gegevensbeschermingsautoriteit ter wereld.

De hierboven genoemde mechanismen zijn met name aanwezig voor gegevensoverdracht vanuit de Europese Economische Ruimte (EER), Zwitserland of vanuit een ander derde land of rechtsgebied in de wereld (zoals de VS of het VK) dat adequaatheidsbesluiten of passende waarborgen eist voor internationale gegevensdoorgifte. We kunnen met het oog op onze legitieme belangen of in het geval dat dit nodig is om het wervingsproces te vervullen, uw persoonsgegevens en andere informatie doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland, zoals naar de VS of het VK (waar onze belangrijkste operationele datacenters zich bevinden).

7. WAT ZIJN UW RECHTEN?

Voor zover deze rechten u door de toepasselijke wetgeving worden verstrekt kunt u uw recht op inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking van de verwerking, dataportabiliteit, met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering, en/of om een klacht in te dienen over hoe Small World uw persoonsgegevens verwerkt, uitoefenen door contact met ons op te nemen via:

Group Data Protection Officer

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Spanje (28223)

Om uw verzoek om uw rechten met betrekking tot gegevensbescherming uit te oefenen, moet Small World voor uw veiligheid en ter bescherming van uw persoonsgegevens en andere informatie mogelijk uw identiteit verifiëren. We zullen zonder onnodige vertraging en binnen de toepasselijke termijn op uw verzoek reageren.

Als u van mening bent dat wij u geen bevredigend antwoord hebben gegeven op uw verzoek om een recht uit te oefenen of klacht in te dienen, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

Ter informatie: onze leidende toezichthoudende autoriteit binnen de Europese Unie (EU) is het Spaanse bureau voor gegevensbescherming (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Ga naar www.aepd.es voor meer informatie.

Voor klachten met betrekking tot uitvoering en verwerking in het VK is de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming de Information Commissioner's Office (ICO). Ga naar https://ico.org.uk/ voor meer informatie.

AVISO DE PRIVACIDADE DO CANDIDATO

Na Small World Financial Services Group Ltd (Small World) estamos comprometidos com a proteção e com o respeito pela sua privacidade e, assim, todas as operações de processamento realizadas com base em dados pessoais cumprem, estritamente, com todos os requisitos estabelecidos no Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) bem como com quaisquer outros regulamentos de proteção de dados locais aplicáveis.

1. ÂMBITO DESTE AVISO DE PRIVACIDADE

Este Aviso de Privacidade aplica-se aquando interage com a Small World em qualquer parte do mundo e quando se candidata a um emprego na Small World, incluindo se:

• For candidato a emprego;
• Se for um potencial candidato a emprego; e
• Se se está a candidatar a programas de recrutamento como, por exemplo, estágios.

Descreve como a Small World e os nossos fornecedores recolhem, utilizam, partilham e mantêm os seus dados pessoais e outras informações.

2. CONTROLADOR DE DADOS

A Small World Financial Services Group Ltd (Small World) é a entidade responsável pela gestão de dados pessoais e outras informações de utilização conjunta. A Small World incorpora, entre outras, as seguintes entidades legais Europeias:

• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Swiss Transfers GmBH
• Small World FS, Ireland Ltd
• Small World FS Norway AS
• Small World FS, Spain SAU
• Small World FS, Sweden AB
• Small World Financial Services Spain S.A. (incluindo filiais incorporadas na Irlanda, Alemanha, Países Baixos e Itália)
• Small World Exchange Services, SLU
• Trans Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

Se tiver quaisquer questões sobre as bases legais sobre as quais recolhemos e como utilizamos os seus dados pessoais, por favor, contacte:

SMALL WORLD FINANCIAL SERVICES GROUP

Oficial de Proteção de Dados do Grupo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13

Pozuelo de Alarcón, Madrid – Espanha (28223)

3. COMO É QUE A SMALL WORLD RECOLHE AS SUAS INFORMAÇÕES PESSOAIS

Recolhemos informações pessoais numa variedade de formas, incluindo:

• Diretamente de si: quando se candidata a um cargo na Small World, incluindo através do LinkedIn (ou outra plataforma de candidatura a emprego) ou através da nossa página web.
• Indiretamente de terceiros: como, por exemplo, prestadores de recrutamento, agências governamentais, agências de reporte de crédito e consumidor, agências de verificação de antecedentes criminais e outros prestadores de informações, em particular, para a prevenção do crime financeiro.

Quando se candidata através de uma página web de recrutamento de terceiros deverá consultar o Aviso de Privacidade para entender os dados pessoais que irão recolher e como serão utilizados.

4. QUE INFORMAÇÕES A SMALL WORLD PROCESSA E PARA QUE OBJETIVOS

De modo a cumprir com o dever de informação indicado no RGPD, queremos fornecer-lhe tantas informações quantas possíveis relativamente às operações de processamento de dados pessoais que a Small World realiza, que categorias de dados são utilizados e para que propósito específico e qual o objetivo legítimo para cada uma das operações de processamento de dados pessoais.

As categorias de dados pessoais que podemos recolher poderão incluir:

• Nome, nome do meio e apelido;
• Morada;
• Número de telefone;
• Email;
• Documentação para confirmar a sua identidade e o seu direito ao emprego;
• Experiência profissional; e
• Outras categorias de dados pessoais que nos permitem evitar qualquer tipo de conduta inadequada, em particular, branqueamento de capitais, financiamento de terrorismo e outras atividades criminosas ou de fraude, de acordo com o nosso programa de compliance, ou sempre que exigido ou permitido por lei.

Quando envia a sua candidatura a emprego através da nossa página web, poderemos recolher:

• Informações de navegador e dispositivo; e
• Informações recolhidas através de cookies e tecnologias similares.

A menos que pedido especificamente, não partilhe connosco outras categorias especiais de dados pessoais (por exemplo, origem étnica ou racial, opinião política, religião e outras crenças, saúde, biométrica ou informações genéticas ou associação a sindicato).

Poderemos utilizar as informações que recolhemos sobre si, quer de forma individual, ou combinadas com outras informações: (i) sempre que é necessário realizar e administrar uma potencial relação contratual de emprego consigo; (ii) para os nossos legítimos interesses de modo a fornecer-lhe melhores serviços (como, por exemplo, reduzir a fraude); (iii) sempre que tivermos obtido o seu consentimento (como, por exemplo, para determinados propósitos de marketing); ou (iv) para compliance com a legislação aplicável.

Para maior clareza, as principais operações de processamento de dados pessoais, o seu objetivo e a razão legítima para o processamento de dados para candidatos à Small World são:

4.1. Realizar e administrar uma potencial relação contratual de emprego consigo, para os nossos interesses legítimos podemos utilizar as suas informações para:

• Identificá-lo e avaliá-lo como potencial candidato para uma vaga na Small World, e ainda para futuros cargos ou oportunidades que possam ficar disponíveis.
• Contactá-lo de modo a convidá-lo para se candidatar a vagas abertas.

4.2. Para cumprir com a legislação e com os regulamentos aplicáveis e para os nossos interesses empresariais legítimos, incluindo:

• Assegurar o compliance com os requisitos legais, incluindo, mas não se limitando a verificações do direito ao trabalho e requisitos e práticas de diversidade e inclusão;
• Manter registos relativamente a recrutamento e contratação.
• Realizar verificações de antecedentes pré-contratuais quanto a anti branqueamento de capitais e contra financiamento de terrorismo, sanções, crédito e registo criminal, sempre que necessário ou exigido por lei.

4.3. Para melhorar o nosso processo de recrutamento e contratação e aumentar a nossa capacidade de atrair candidatos bem-sucedidos para os nossos interesses legítimos.

Dispomos de diferentes procedimentos e políticas de segurança de informação para gerir a segurança das informações de que dispomos e processamos de modo a assegurar que protegemos os seus dados pessoais e outras informações. Todas estas políticas e procedimentos são revistos, de forma constante, para se adaptarem a novas tecnologias e regulamentos aplicáveis.

Note ainda que, no entanto, nenhum sistema de transmissão, processamento ou armazenamento de dados pode ser garantido como sendo 100% seguro.

Se tiver razões para acreditar que a sua interação connosco já não é segura, contacte-nos imediatamente através do email: [email protected]

5. DURANTE QUANTO TEMPO IRÁ A SMALL WORLD RETER OS SEUS DADOS:

Guardamos os seus dados pessoais e outras informações apenas durante o tempo necessário para o propósito para o qual foram recolhidos.

Assim que a nossa relação consigo tiver chegado ao fim, em particular, quando a sua candidatura ao emprego tiver sido concluída e não tiver resultado numa oferta de emprego aceite ou, após uma oferta aceite, o seu emprego com a Small World tenha terminado por qualquer razão, só iremos reter os seus dados pessoais que nos permitam:

• Manter registos empresariais para análise e/ou propósitos de auditoria;
• Defender ou criar quaisquer pedidos legais potenciais ou existentes;
• Cumprir com requisitos de retenção de registo com base na lei, em particular, conforme exigido pela legislação relativamente à prevenção, deteção e investigação de trabalho ilegal.

Assim que os dados pessoais e/ou outras informações deixarem de ser necessárias para o seu propósito inicial, serão eliminados de acordo com as nossas políticas e procedimentos relacionados com a retenção e eliminação de dados.

O período de retenção de dados pessoais deverá variar dependendo do objetivo para o qual foram retidos, no entanto, os dados só serão retidos pelo período mínimo necessário. Os dados pessoais retidos e outras informações são igualmente protegidas de acordo com os nossos procedimentos e políticas de Segurança de Informação.

6. COMO É QUE A SMALL WORLD PARTILHA E DIVULGA AS SUAS INFORMAÇÕES:

Poderemos partilhar e divulgar dados pessoais e outras informações com:

• Empresas do Grupo Small World como, por exemplo:
• LCC Trans-Sending Ltd
• LCC Trans-Envio SPRL
• Choice Money Transfer, Inc.
• Small World Financial Services (Canada) Limited
• Swiss Transfers GmBH
• Small World Financial Services, Africa SA
• Small World Financial Services Ireland Ltd
• Small World Financial Services Norway AS
• Small World Financial Services Spain SAU (incluindo filiais incorporadas na Irlanda, Alemanha, Países Baixos e Itália)
• Small World Financial Services Denmark ApS
• Small World Financial Services Sweden AB
• SW Brasil Services Financeiros e Turismo Ltda
• Small World Exchange Services Spain SLU
• Trans Envio, Unipessoal LDA
• MoneyGlobe SAS

• Os nossos vendedores que nos fornecem serviços relacionados com tecnologia da informação e fornecimento de infraestruturas relacionadas como, por exemplo, alojamento de página web, centros de dados e computação cloud;
• Os nossos vendedores que nos ajudam a realizar campanhas de recrutamento e que indicam candidatos em nosso nome;
• Os nossos vendedores que nos ajudam a cumprir as avaliações de antecedentes quando exigido ou permitido por lei, em particular, regulamentos e leis contra financiamento de terrorismo e branqueamento de capitais;
• Outros terceiros na eventualidade de uma reorganização, fusão, venda, consórcio, atribuição, transferência para outra disposição da nossa empresa, ativos ou stock, ou em quaisquer procedimentos similares ou de bancarrota; e
• Agências de cumprimento da lei, agências reguladoras, autoridades de segurança ou outras entidades financeiras, quando exigido ou permitido por lei, em particular, legislação contra financiamento de terrorismo e branqueamento de capitais.

Quando se candidata a uma vaga na Small World entende que os seus dados pessoais e outras informações poderão ser transferidas para um país que não o seu para processamento ou armazenamento. Entende ainda que as regras de proteção de dados de outros países podem ser diferentes das do seu país. Em determinadas circunstâncias, tribunais, agências de cumprimento da lei, agências reguladoras ou autoridades de segurança nesses outros países poderão ter direito a aceder aos seus dados pessoais ou a outras informações.

De modo a assegurar um nível adequado de proteção de dados no caso de transferências de dados internacionais, apoiamo-nos em mecanismos de proteção de dados amplamente reconhecidos como, por exemplo, decisões de adequabilidade ou Cláusulas Contratuais Padrão aprovadas pela Comissão Europeia, ou qualquer outra autoridade de proteção de dados ou privacidade no mundo.

Os mecanismos mencionados acima existem, particularmente, para transferências de dados do interior do Espaço Económico Europeu (EEE), Suíça ou a partir de qualquer outro país terceiro ou jurisdição no mundo (como, por exemplo, os EUA ou o Reino Unido) que exija a existência de decisões de adequabilidade ou proteções adequadas para a transferência internacional de dados. Poderemos transferir os seus dados pessoais e outras informações fora do Espaço Económico Europeu e Suíça como, por exemplo, para os Estados Unidos ou o Reino Unido (onde se localizam os nossos principais centros de dados operacionais) para os nossos legítimos interesses, ou caso seja necessário para cumprir com o processo de recrutamento.

7. QUAIS SÃO OS SEUS DIREITOS?

Pode exercer (até ao limite que lhe é permitido pela legislação aplicável) os seus direitos de acesso, retificação, eliminação, restrição de processamento, portabilidade de dados, oposição e a não ser sujeito a tomadas de decisão individuais automáticas, e/ou a fazer uma reclamação sobre como a Small World processa os seus dados pessoais, contactando-nos através dos seguintes meios:

Oficial de Proteção de Dados do Grupo

[email protected]

Paseo del Club Deportivo 1, Edificio 13 - Pozuelo de Alarcón, Madrid – Espanha (28223)

De modo a processar os seus pedidos de direito a proteção de dados, a Small World poderá necessitar de verificar a sua identidade para sua segurança e proteção dos seus dados pessoais e outras informações. Iremos responder ao seu pedido sem qualquer demora e dentro do período de tempo aplicável.

Se considerar que não fornecemos uma resposta satisfatória ao seu pedido para exercer um direito ou reclamação, pode apresentar uma reclamação à Autoridade de Supervisão de Proteção de Dados.

Para sua informação, a nossa Autoridade de Supervisão Líder dentro da União Europeia (UE) é a Agência Espanhola de Proteção de Dados (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD). Visite a página www.aepd.es para mais detalhes.

Para reclamações relacionadas com as operações ou processamento do Reino Unido, a autoridade supervisora de proteção de dados competente é a Information Commissioner's Office (ICO). Visite a página https://ico.org.uk/ para mais informações.